Sau chuỗi ngày vô định và ì ạch thì Hưng đã quyết tâm bắt đầu lại công việc kinh doanh. Việc tiếp theo sau khi vực dậy tinh thần là sắp xếp lại tất cả mọi thứ đang rời rạc, thả trôi vô định.
Những thứ cần sắp xếp không chỉ riêng công việc mà bao gồm cả lối sinh hoạt, mối quan hệ cá nhân, những định hướng, kế hoạch,….
Hưng áp dụng phương pháp 5S cho chính mình. Theo quan điểm của Hưng về việc kinh doanh thì nó không chỉ đơn thuần là mua đi bán lại hay mua mắc bán rẻ mà nó là một quá trình, một nghệ thuật mà trong đó tư duy, công cụ như 5S sẽ quan trọng hơn là việc bạn học chạy quảng cáo thế nào. Vấn đề này thì Hưng sẽ nói sau khi chuyên sâu vào việc kinh doanh ở các bài viết khác. Bài viết này sẽ tập trung vào việc sắp xếp lại mọi thứ.
- Sàng lọc
Việc đầu tiên Hưng làm là liệt kê ra tất cả các vấn đề hiện tại để biết những gì cần phải sàng lọc, càng chi tiết thì việc sàng lọc càng dễ dàng và chúng ta sẽ phân bổ nguồn lực hợp lí cho việc đó. Bạn có thể xem cách Hưng áp dụng 5S cho từng mục.- Dọn dẹp lại phòng làm việc, thư mục laptop:
– Mặc dù phòng làm việc không quá bề bộn nhưng Hưng cảm thấy thật sự cần phải dọn dẹp: Mua thêm rổ đựng vật dụng văn phòng, phân chia các ngăn tủ bàn, tủ hồ sơ đúng chức năng. Không đủ folder đựng hồ sơ cứ mua thêm, không dồn tạm, dồn đại hồ sơ vào các folder trống.
– Máy in thường bị kẻ sọc, mất màu khi in => thì mang ra tiệm sửa để tránh việc lúc in được lúc không.
– Bố trí lại tủ kệ trong phòng làm việc => văn phòng rộng hẳn ra có thể kê thêm 2 bàn cho nhân viên ngồi mà vẫn còn rất rộng và có được 1 góc trống tận dụng là studio chụp ảnh sản phẩm được.
– Sắp xếp các thư mục trên laptop, hạn chế lưu file không cần thiết, phân loại file đúng thư mục, điều chỉnh, thống nhất cách đặt mã khách hàng, mã báo giá => Điều này theo Hưng là cực kỳ quan trọng khi bạn phải quản lý tập khách hàng lớn. Nếu bạn là doanh nghiệp nhỏ, có hơn chục khách hàng thì vẫn còn trong khả năng kiếm soát.Khi số lượng khách hàng vượt quá 50 và khách hàng mới đổ về mỗi ngày cùng với việc báo giá cho khách cũ, bạn sẽ bị mất kiểm soát. Bạn nên có một hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng. Hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng không phải là một phần mềm hay ứng dụng mà bạn sử dụng để lưu trữ email, sđt khách hàng. Hệ thống là cách mà bạn quản lý thông tin của khách hàng đó mà khi cần tìm thông tin về khách hàng đó, bạn có thể ngay lập tức tìm đến mà không phải mất thời gian mò mẩm giữa hàng trăm folder.Bạn có thể tư duy thế này: bạn quy định mã số khách hàng của công ty theo thứ tự/tháng/2 số cuối của năm, sau đó báo giá là các số sau năm.
VD: báo giá số 02 của khách hàng thứ 05 của tháng 03 năm 2023 => Mã số KH là: 050323 => Mã số báo giá là: 05032302Nếu bạn nghĩ như vậy là xong thì chưa hẳn. Bạn là chủ doanh nghiệp và có thể thuê thêm nhiều nhân viên. Vậy làm sao nhân viên này biết khách hàng họ đang tiếp là khách hàng thứ mấy của công ty trong tháng đó? Làm sao họ có thể đính kèm số báo giá trên báo giá khi không biết số thứ tự khách hàng?Vậy phải làm sao? Có thể phải ghi thêm mã viết tắt là tên họ nhân viên vào báo giá để biết là khách hàng của ai và họ có thể tự đánh số thự khách hàng của mình.
VD: Nhân viên tên Nguyễn Hoài Thanh – Viết tắt mã nhân viên là: NT => mã báo giá sẽ là: NT05032302
Vậy nếu bạn có thêm 1 nhân viên tên Nguyễn Văn Thanh vậy mã viết tắt cũng là NT? hay dùng 3 kí tự viết tắt NVT?
Đã có thể trùng họ và tên thì việc trùng chữ lót cũng là rất bình thường nếu công ty bạn có nhiều người. Do đó, theo Hưng việc đặt mã theo viết tắt tên nhân viên cũng chưa tối ưu.Chúng ta có thể suy nghĩ đến việc đặt mã nhân viên và chia theo phòng ban.
VD: Nguyễn Hoài Thanh – Phòng Sales – Mã NV: S01 => Mã KH của nhân viên này: S01-050323 mã báo giá S01-05032302.
Nguyễn Văn Thanh – Phòng Sales – Mã NV: S02 => Mã KH của nhân viên này: S02-050323 mã báo giá S02-05032302
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần. Ngoài ra, việc tạo mã nhân viên cũng có lợi khi bạn tạo email cho nhân viên.
Sales01@company.com, sales02@company.comTrong trường hợp nhân viên nghỉ việc, bạn hoàn toàn có thể để nhân viên mới tiếp nhận email của nhân viên cũ hoặc tạo mã nhân viên mới. Điều này sẽ tạo nên sự nhất quán và cực kỳ cực kỳ quan trọng khi khách hàng làm việc với các phòng ban vận hành như phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng R&D,…
Nếu đã làm, hãy làm triệt để đến số điện thoại di động công ty cấp cho mỗi nhân viên. Trong trường hợp có rủi ro như việc nhân viên kinh doanh nghỉ việc và mang khách hàng công ty đi thì việc giữ lại thông tin khách hàng của phòng sales là rất khó trong thời đại này. Chúng ta phải chấp nhận và tìm cách giữ chân khách hàng bằng chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chính sách hậu mãi cho khách hàng thân thuộc.
Ở các phòng ban khác sẽ ít ảnh hưởng hơn, chúng ta có thể để nhân viên mới tiếp nhận thông tin và làm tiếp tục việc của nhân viên cũ. Vẫn là SĐT đó, email phòng ban đó, chỉ khác người phụ trách. Điều này có thể giảm sự ảnh hưởng đến vận hành của công ty khi có nhân viên nghỉ việc hơn là việc mọi thứ rối loạn trong thời gian dài.=> Nếu bạn không sàng lọc thì làm sao bạn biết mình phải làm việc gì? Nếu không sắp xếp lại văn phòng sao có thể dư ra chỗ trống để bàn thêm cho 2 nhân viên, bạn lại có một góc để tận dụng làm studio chụp ảnh sản phẩm?
Nếu không giữ cho mọi thứ sạch sẽ thì làm sao bạn thấy được sự gọn gàng của văn phòng, bạn có thể dễ dàng tìm mọi thứ mình cần, màn hình desktop hay thư mục download sẽ toàn thư mục không dùng đến, làm sao bạn có thể biết đâu là báo giá mới, báo giá cũ của nhân viên? Sạch sẽ ở đây không chỉ là sạch sẽ về mặt vệ sinh mà là sự sạch sẽ về nhiều khía cạnh khác.
Nếu bạn không săn sóc, văn phòng của bạn lại trở lại bề bộn, phải lục tung cả bàn để tìm một cây viết hay một cái gim, màn hình máy tính của bạn sẽ được lấp kín trở lại bởi những file lưu tạm.
Khi hoàn thành 4 bước sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc thì bạn sẽ luôn sẵn sàng khi có bất kỳ việc gì vì mọi thứ đã được hoàn thành ở 4 bước trên.
- Chuẩn bị các Form mẫu, hợp đồng:
Công ty Hưng đã hoạt động được 3 năm và cũng có các form mẫu cơ bản như giấy giới thiệu, báo giá, debit note, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu,…..
Nếu bạn vẫn chưa có những form mẫu cơ bản này thì nên bổ sung ngay và hoàn thiện dần. Hưng đã có những điều chỉnh qua từng năm, từng hợp đồng kí kết để từ từ có được một hợp đồng chuẩn, các form mẫu báo giá, debit cũng tham khảo của nhiều bên khác và học hỏi những gì mới, phù hợp.Thay đổi form mẫu liên tục cũng không phải là một việc tốt. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tính nhất quán của doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc trước khi thay đổi một form mẫu nào nhưng điểm mấu chốt là form mẫu đó phải có đầy đủ thông tin mà nó cần có.
VD: Form báo giá phải có người nhận, số báo giá, ngày báo giá, danh mục hàng, đơn vị tính, đơn giá. Bạn vẫn có thể thêm các thông tin khác vào báo giá như tổng số tiền, có hoặc không có ngày hiệu lực của báo giá, các khoản chi phí phát sinh nếu có,…..Một sự chuẩn bị đầy đủ không bao giờ là dư thừa. Cơ hội chỉ đến với người có chuẩn bị. Bạn có nghĩ đến một hợp đồng dịch vụ với một công ty hay cá nhân người nước ngoài? Họ bất ngờ đến văn phòng bạn để làm việc và mong muốn xem hợp đồng vận chuyển mẫu.
Nếu bạn không có hoặc mang ra một hợp đồng vận chuyển toàn tiếng Việt làm sao họ có thể đọc được?
Vậy nếu bạn mang ra một hợp đồng vận chuyển song ngữ Việt – Anh? Họ sẽ đánh giá bạn cao hơn, công ty bạn có năng lực hoặc đã từng làm việc với đối tác nước ngoài mới có hợp đồng song ngữ, khả năng thành công của bạn rõ ràng là cao hơn rất nhiều so với công ty chỉ có hợp đồng toàn tiếng Việt. - kế hoạch công việc dự kiến cho tuần mới vào cuối tuần
- Dọn dẹp lại phòng làm việc, thư mục laptop:
